Как это организуют в других компаниях: заключают договор с подрядчиком?

Здравствуйте, уважаемые. Я в компании отвечаю за административку, и на меня повесили оформление командировок в Китай. Раньше этим занимался человек, который уволился, никакой преемственности не осталось: ни контактов, ни регламента. Мне нужно выстроить процесс с нуля, желательно с договором, актами и понятной сметой, потому что бухгалтерия без документов ничего не примет. Подскажите, как это организуют в других компаниях: заключают договор с подрядчиком или оформляют каждый раз заново, что просить для бухгалтерии и как выстроить внутренний регламент с нуля?

Организуют обычно так: заключают договор с визовым центром, фиксируют стоимость и сроки, дальше кадры просто передают комплекты по каждому сотруднику, а подрядчик закрывает всё актами. Для бухгалтерии это удобнее, чем разовые платежи физлиц с последующей компенсацией. Оформить рабочую визу в Китай в таком формате можно через Визовый центр Китая: они работают с юрлицами, принимают безналичную оплату и выставляют закрывающие документы. Заведите внутренний чек-лист по документам от сотрудника и шаблон справки с работы - это снимет половину вопросов уже на следующем цикле. И заранее договоритесь с кадрами о том, за сколько недель до поездки они передают комплект, иначе авралы никуда не денутся.